ビジネス ビジネスメール 一口メモ

役に立つと思った知識や情報、思いついたこと、発見したことなどを書き留めておくサイトです。ビジネスメールに関連して発見したことや気付いたこと、面白いと思ったこと、感想など。一口メモを募集しています。こちらからエントリーできます。


ビジネスメールの基本
メールは、相手の都合や時間を気にせずいつでも送ることができること、FAXと異なり紙を消耗しない、WordやExcelなどいろいろなデータを送ることができるなど、大変便利で、ビジネスでも必須のツールになりつつあります。
メールの書式は、ヘッダーとテキストエリアからなります。
ヘッダーには、宛先、CC、BCC、件名を入力し、テキストエリアには、相手先の会社名と部署担当者名、伝えたい内容、自社の名称、部署名、担当者名、電話番号などを入力します。

ビジネスメールの書式
ヘッダーに入力する情報の解説
宛先・・・送り先のメールアドレス
CC・・・宛先以外にも同じ内容のメールを送りたいときには、この欄にその他のメールアドレスを入力する。
BCC・・宛先以外にも同じ内容のメールを送りたいときには、この欄にその他のメールアドレスを入力する。CCと異なり、他の送信者のメールアドレスが表示されない。
件名・・・メールのタイトルを簡潔に入力する。

ビジネスメールの書き方。宛名。
個人に宛てて送る場合・・・○○様
会社の担当者に宛てて送る場合・・・○○会社○○部○○様
会社の部署に宛てて送る場合・・・・○○会社○○部各位

ビジネスメールでは、送る相手のパソコンの環境によっては、文章が長いと読みずらくなる場合があります。
また紙で読む時よりも、目が疲れやすく文章が読みにくいということもあるので、なるべくメール本文は相手が読みやすいような書き方をする必要があります。
よく言われていることは、一行をなるべく短く、改行と読点を多くすること。

ビジネスメールで、相手から届いたメールに対して返信するときに、相手の文章の一部を引用して、それに対してコメントを付けるときは、引用した文章の手前に「>」をつけます。

ビジネスメール(Outlook)のフッターの作り方。
メール本文の最後には、自社の住所、会社名(事務所名)、部署名、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレス、ホームページのアドレス、簡単な自己PRを入れます。
このとき、毎回同じ紹介文を書くのは面倒なので、メールソフトにあらかじめフッター部分を登録しておき、メールアドレス単位で、自動的に付与することも可能です。
マイクロソフトのOutlookでは、メニューバーの「ツール」→「オプション」→「メール形式」→「署名」→「新規作成」から作成することができます。

迷いやすい敬語表現。相手方や自分の家族を敬語で表現すると、どのようになるのか?

相手方
家族・・・ご家族の皆様
父親・・・お父様、お父上様
母親・・・お母様、お母上様
両親・・・ご両親様
子供・・・お子様
住宅・・・貴宅、お宅

自分
家族・・・私ども
父親・・・父
母親・・・母
両親・・・両親
子供・・・子供
住宅・・・拙宅、小宅